Hoe versterkt een systeem jouw zwemschool?

leerlingvolgsysteem

Als zwemschool is het toch lastig: je hebt de leerlingen minstens één keer in de week aan de badrand zitten maar de ouder(s) zijn vaak op de achtergrond. En juist met hen moet je communiceren over zwemtijden, vakanties, vorderingen, nieuwe of aangepaste regels, etc. Je wilt de ouders graag op de hoogte houden maar hoe doe je dat zonder de ouder te overspoelen met berichten? En hoe zorg je ervoor dat je wel persoonlijk blijft ongeacht het gebruik van een systeem?

Hoe versterkt een systeem jouw zwemschool?
Minder administratie

Marscha Bibo van Zwemschool Swim4you legt het mooi uit: “Online systemen zijn een groot pluspunt omdat je de verantwoordelijk ook wat meer bij de ouder kan leggen. Ze kunnen zelf afmelden en eventueel een inhaallessen boeken. Ook hebben ze makkelijk inzicht in de vorderingen van hun kind of kinderen. Het geeft veel rust want er zijn veel minder telefoontjes en mailtjes van ouders.” Door middel van een inlog kan de ouder alle informatie vinden die ze nodig hebben voor de zwemlessen: de lestijd, de instructeur, het gevolgde aantal lessen en de voortgang van hun kind. Wanneer jij iets verandert, ziet de ouder dit direct. Denk hierbij aan een les die door een andere instructeur overgenomen wordt in verband met een zieke collega. De ouder (en het kind) zien dit direct terug. Duidelijk voor de ouder en minder tijdrovend voor jou!

Communicatie
Notities
Via WeScore kun jij als zwemschool op verschillende manieren met de ouders communiceren. Kleine notities over een les komen rechtstreeks op het Dashboard van de ouder. Zo kun je net wat extra uitleg geven aan een score of zwemles. Ook korte samenvattingen van bijvoorbeeld een gesprek kunnen op deze manier met de ouder gecommuniceerd worden waardoor de ouder een bevestiging krijgt van bijvoorbeeld gemaakte afspraken.

Naast de notities kun je leerlingen en ouders natuurlijk ook via de mail contacten. Denk bijvoorbeeld aan een kapotte bodem waardoor de zwemlessen niet door kunnen gaan. Je wilt de ouders zo snel mogelijk hiervan op de hoogte brengen. Een paar klikken in WeScore en je hebt de mail naar de gehele zwemschool óf een selectie verzonden. Wil je alle ouders ook direct een lestegoed geven zodat ze deze les op een zelfgekozen moment kunnen inhalen of een bedrag in mindering brengen? Dat kan allemaal op dezelfde pagina en zien de ouders direct terug in de ouderapplicatie.

Ruis op de radar

In WeScore kun je controleren of de ouder de mail goed ontvangen heeft en in de ouderapplicatie kunnen we aangeven of de mail ook gelezen/geopend is. Is een mailadres niet goed ingevoerd? Dan komt hier een melding van. Zo voorkom je dat een ouder de mail niet ontvangt en heb jij iets meer informatie wanneer de ouder vragen heeft.

kijkles
Nou heeft het versturen van mails ook een negatieve kant: de ouder wordt overspoeld door mailtjes over vorderingen, kijklessen, wel of niet met kleding zwemmen, geannuleerde lessen en proefzwemmen of diplomazwemmen. Een goed leerlingvolgsysteem haakt hier ook op in; door het gebruik van symbolen en pictogrammen. Zowel zichtbaar bij de vorderingen van het kind maar ook bij het lessenoverzicht. In plaats van de zoveelste mail te versturen kan er gebruik gemaakt worden van symbolen of korte teksten die duidelijk aangeven wat er aan de hand is. Dit scheelt jou een mail typen, de ouder een mail lezen én toch weet iedereen wat er speelt.
Blijf persoonlijk

Natuurlijk zijn er ouders die graag het persoonlijke contact willen hebben. Maar juist door een systeem heb je meer tijd voor een persoonlijk gesprek waarin beide kanten dezelfde informatie hebben waardoor discussies minder zijn en iedereen weet waar hij/zij aan toe is.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Neem contact met ons op! Stuur ons een mail via [email protected] of geef ons een belletje: 030 – 227 0590.

Direct aanmelden voor WeScore

Een medewerker van het supportteam neemt zo snel mogelijk contact met u op om direct aan de slag te gaan met WeScore!

Door dit formulier te versturen ga ik akkoord met het privacyverklaring van Ferm.app.

Algemene voorwaarden

// termsConditions //

Privacyverklaring

Algemeen

Iedere relatie van FermApp verstrekt bij het contact zoeken, netwerken, en/of het onderhandelen/aangaan van een overeenkomst met FermApp persoonsgegevens aan FermApp. Daarbij vertegenwoordigt u wellicht het bedrijf waar u werkzaam bent. Sommige van de gegevens die u verstrekt, zijn desondanks aan te merken als persoonsgegevens (bijv. uw zakelijk maar persoonlijk e-mailadres). De persoonsgegevens die FermApp ontvangt, worden vervolgens door haar verwerkt (o.a. opgeslagen, geraadpleegd en bewaard). Deze verwerking is noodzakelijk om met u in contact te treden en te blijven, overeenkomsten uit te voeren, u op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen FermApp en om u te kunnen uitnodigen voor events die FermApp organiseert.

Gelet op het toenemende volume van gegevensverwerking is het belang en de bewustwording rondom de bescherming van persoonsgegevens gegroeid. Daarom informeert FermApp u graag over de verwerking van uw persoonsgegevens binnen FermApp. Hiervoor is deze privacyverklaring opgesteld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties van FermApp (o.a. klant/leverancier/projectpartner/leads).

Verwerkingsverantwoordelijke

FermApp bestaat uit verschillende vennootschappen. De administratie en daarmee ook de verwerking van uw persoonsgegevens is centraal geregeld, waarbij de verwerking plaats kan vinden door medewerkers van verschillende FermApp vennootschappen. Iedere van deze vennootschappen kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Binnen het FermApp concern is één van de vennootschappen aangewezen als hoofdverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder vindt u de gegevens van deze vennootschap:

Ferm App BV
Vredenburg 40
3511 BD Utrecht
Tel: 030 22 73 560

Contactpersoon voor de verwerking van uw gegevens is tevens te bereiken via [email protected]

Zorgvuldigheid en technische beveiliging

FermApp gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgt voor een goede (technische) beveiliging daarvan. FermApp houdt zich in alle gevallen aan de wettelijke voorschriften in verband met de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Zo voorkomt FermApp o.a. de verwerking van onnodige persoonsgegevens, is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot een groep medewerkers die uw persoonsgegevens noodzakelijkerwijs moet kunnen verwerken, werkt FermApp alleen met ICT-systemen die uw persoonsgegevens adequaat beschermen en beschikt FermApp over een gedetailleerd beleid en protocol om het lekken van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Persoonsgegevens die verwerkt worden

O.a. de volgende persoonsgegevens van u kunnen door FermApp worden verwerkt:

  1. naam, geboortenaam, voornaam en voorletters, geboortedatum/leeftijd, geslacht;
  2. contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres;

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt

  1. benaderen van u als potentiële klant voor het afnemen van onze diensten
  2. afwikkeling van overeenkomsten met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  3. onderhandelingen/afwikkeling van offertes en aanvragen van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  4. uitvoering van projecten en werkzaamheden (inclusief facturatie);
  5. uitnodiging voor events, georganiseerd door (o.a.) FermApp;
  6. PR/marketing/acquisitie van FermApp;
  7. verbetering van de bedrijfsvoering van FermApp.

Verwerking van uw persoonsgegevens buiten deze doeleinden vindt niet plaats.

Duur van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk en/of wettelijk voorgeschreven. De verwerking vindt plaats gedurende de gehele klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent.

Indien klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of het bedrijf waarvoor u werkzaam bent, eindigt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na de beëindiging van de relatie.

Indien uw persoonsgegevens niet in het kader van een (bestaande) klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie worden verwerkt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na het verstrekken van de persoonsgegevens.

Na de genoemde periode worden uw persoonsgegevens door FermApp vernietigd, tenzij u opnieuw toestemming verleent om uw persoonsgegevens te verwerken.

Persoonsgegevens delen met derde partijen

Uw persoonsgegevens worden alleen met medewerkers binnen FermApp gedeeld die uw persoonsgegevens ter uitvoering van de overeenkomst met u noodzakelijkerwijs dienen te kennen of voor zover het delen noodzakelijk is om met u in contact te kunnen treden. Voor het voeren van een deugdelijke centrale administratie werkt FermApp met verschillende (software) systemen. FermApp heeft met de leverancier van deze systemen overeenkomsten gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarnaast werkt de afdeling finance van FermApp nauw samen met accountants. In dat kader kunnen uw persoonsgegevens (o.a. vermeld in/op inkoopopdrachten van klanten, inkoopfacturen, overeenkomsten, betalingsregelingen en diverse andere stukken ter onderbouwing van de cijfers van FermApp) worden gedeeld met accountants. Ook hiervoor heeft FermApp een overeenkomst gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

  • recht op inzage in uw persoonsgegevens die door FermApp worden verwerkt. Daarbij ontvangt u ook een overzicht van derden aan wie uw persoonsgegevens zijn verstrekt;
  • recht op rectificatie, indien FermApp bijv. niet de juiste persoonsgegevens verwerkt. Hierbij kan gedacht worden aan de wijziging van uw adresgegevens bij verhuizing;
  • recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (recht om vergeten te worden). Dit geldt niet, indien FERMAPP wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren;
  • recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • recht om de toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens weer in te trekken;
  • recht op het stellen van vragen dan wel kenbaar maken van opmerkingen/bezwaren bij FermApp en indien dit niet naar tevredenheid verloopt, bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u gebruik wilt maken van (één van) deze rechten, neem dan contact op met afdeling PR. De contactgegevens van deze afdeling zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in dit privacy statement.

Toepasselijk recht en wijziging

Op deze privacy verklaring is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. FermApp is gerechtigd, deze privacy verklaring eenzijdig te wijzigen indien dit in het kader van bedrijfsbelangen van FermApp of wetswijzigingen noodzakelijk is.

Vragen?

Bij vragen en/of opmerkingen in verband met de inhoud van deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons. Contactgegevens zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in deze privacyverklaring.

Cookiepolicy

AVG