Overstappen zonder zorgen
Of je nu uit een bestaand systeem komt of nog werkt vanaf papier; je zwemschool toevertrouwen aan een (nieuw) online systeem kan spannend zijn. Uiteindelijk gaat het om het hart van je onderneming wat betekent dat de overstap vlekkeloos moet verlopen. Gelukkig weten we uit ervaring dat overstappen zonder problemen valt te organiseren als we het samen aanpakken.
Allereerst is het belangrijk om te weten welke gegevens er nodig zijn om WeScore Zwemmen op de juiste manier te vullen. Vaak is al deze informatie al beschikbaar in je huidige aanpak maar soms vraagt je nieuwe systeem meer informatie dan je momenteel bezit. Denk hierbij aan de NAW gegevens, bankgegevens, gegevens van de ouder, inhaaltegoeden, lessentelling etc. Het is daarom belangrijk om deze (eventuele) inhoudelijke verschillen goed te weten. Wij peilen dit altijd aan het begin; welke informatie is er aanwezig in jouw zwemschool en welke informatie ontbreekt er nog. Op die manier voorkomen we dat er informatie verloren gaat.
Omdat elke zwemschool zijn eigen manier van werken heeft, is het belangrijk om dit eerst te weten voordat we aan het werk gaan. Wij zullen daarom altijd persoonlijk uitvragen hoe jouw zwemschool ‘zwemt'. Dit gaat van de basis ‘welke dagen geef je zwemles, hoe groot zijn de groepen en hoeveel minuten per les’ tot ‘welke regels hanteer je m.b.t afmelden, inhalen, betalingen’. Op die manier kunnen wij jou helpen de software zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk in te richten met de instellingen die van toepassing zijn op jouw zwemschool.
Net als bij jou staan de leerlingen bij ons ook centraal en moeten ze daarom correct geïmporteerd worden. Uiteraard moeten alle NAW gegevens overgenomen worden maar wil je ook de oude gegevens van de leerlingen meenemen? Zoals hoeveel lessen hebben ze al gehad, afgemeld, ingehaald. Wil je de notities meenemen of de registratiegegevens? Dat zijn belangrijke vragen om op voorhand te weten. Samen met ons stem je af welke gegevens je gaat overzetten. Leerlingen kunnen wij gemakkelijk voor je importeren wanneer je uit een ander software systeem komt. Veel systemen kennen een exportfunctie waardoor je de belangrijkste gegevens er gemakkelijk uit kunnen halen. Omdat wij veel scholen hebben geholpen met overstappen kennen we de meeste pakketten in de markt en loodsen we je hier vlot doorheen. Door middel van een Excel uitdraai kunnen wij de leerlingen in één keer in WeScore importeren waardoor de foutgevoeligheid laag en de efficiëntie hoog ligt.
Kom je van een papieren systeem? Ook dan kunnen we de leerlingen in één keer importeren. Je krijgt in dit geval van ons een handig bestand toegestuurd waarin alle informatie verzameld kan worden. Dat scheelt veel tijd!
Voor veel zwemscholen is het informeren van de ouders een belangrijke en spannende stap. Je wilt natuurlijk niet dat de eerste mail die ze ontvangen de verkeerde informatie bevat of men niet kan inloggen. Wij hebben hiervoor standaard templates klaarstaan zodat er geen informatie vergeten wordt. Door een controle op alle mailadressen te doen, zorgen wij ervoor dat er geen enkele ouder wordt overgeslagen.
Overstappen kan zonder zorgen en hoeft niet ingewikkeld te zijn als je de juiste ondersteuning krijgt. Wij staan voor je klaar om de overstap zo probleemloos mogelijk te laten verlopen zodat je met een goed gevoel aan jouw systeem kunt beginnen!
Benieuwd wat wij voor jouw zwemschool kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op via 030-227-0590 of mail naar [email protected]
