Vertrouwen in het systeem, maar vooral ook de mensen achter het systeem

Al meer dan acht jaar werkten wij met hetzelfde leerlingvolgsysteem, en hoewel we in het begin erg tevreden waren merkten wij na een aantal jaren weinig vernieuwing: het leerlingvolgsysteem bleef hetzelfde en door de groei van onze zwemschool begonnen we functionaliteit te missen. Omwille hiervan besloten we toch maar eens te kijken of er tegenwoordig geen betere oplossing(en) op de markt verkrijgbaar zijn. Een moderne zwemschool moet immers blijven vernieuwen!

Vertrouwen in het systeem, maar vooral ook de mensen achter het systeem

Blijven vernieuwen

Om de problemen waar we tegen aanliepen op te lossen hebben we zelf allerlei nieuwe functies om het pakket heen lopen bouwen. Zo werkten wij al jaren met een badindeling in Excel en hielden we terugbetalingen bij in een apart lijstje. Daarnaast vonden wij ons bestaande systeem erg traag. Zo konden we rustig een kopje koffiedrinken voordat de simpele managementrapportages het systeem uit kwamen rollen. Dit alles heeft ons doen besluiten om te kijken of een ander systeem beter bij ons zou aansluiten.

Oriëntatie

Onze oriëntatie ging van start tegen het einde van 2020. Helaas kwam we al snel voor een grotere uitdaging te staan: een opleving van het coronavirus zorgde ervoor dat we voor de derde keer de deuren moesten sluiten. Een ongekend onzekere tijd voor zowel onze organisatie als de ouders. Toch gaf dit wel extra mogelijkheden: we konden in deze rustige periode ons goed oriënteren op de systemen in de markt en alle tijd nemen om het pakket van onze keuze, uit te testen. Eind januari 2021 zijn we dan ook overgestapt en was WeScore een go! Binnen de organisatie werd ik verantwoordelijk gesteld om de overstap te realiseren en de coördinatie met het backoffice team.

Implementatie zorgen

Het blijft toch spannend, een dergelijke overstap voor een zwemschool met ongeveer 900 leerlingen. Het leerlingvolgsysteem is toch het kloppende hart van je onderneming. Wat als de overstap niet tijdig rondkomt, of klantgegevens en belangrijke informatie verloren gaan? En hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers snel vertrouwd raken met het nieuwe systeem?

Gelukkig waren deze zorgen bij ons van korte duur. Een aantal maanden voordat Hofspetters daadwerkelijk met WeScore ging starten, heeft Mario namelijk persoonlijk ook voor een andere organisatie een overstap mogen inregelen als freelancer. De samenwerking met het WeScore team was daarbij erg prettig: er was direct contact, op vragen en problemen werd snel gereageerd en de medewerkers kennen onze organisatie en de zwemwereld. Dit gaf ons veel vertrouwen in het systeem, maar vooral ook de mensen achter het systeem.

Tijd voor de praktijk

Inmiddels werken we alweer een aantal maanden met WeScore als het nieuwe kloppende hart van de organisatie. Vooral vanuit ouders horen wij positieve geluiden, zij zijn bijvoorbeeld erg positief over het enkele account voor meerdere leerlingen, het duidelijke overzicht in voortgang en betalingen of simpelweg de frisse en moderne uitstraling. Ook voor onze instructeurs is veel veranderd. Tegelijkertijd met de introductie van WeScore zijn wij gaan werken met tablets op de zwemzaal, en hebben we duidelijke richtlijnen opgesteld over het scoren van leerlingen. Op deze manier kunnen we ouders van duidelijke feedback voorzien in de vorm van een nieuwe score of een persoonlijk bericht.

Doorgroeien met behulp van WeScore

Als ik mijn laptop open, zie ik meteen alle sturingsinformatie die voor ons als backoffice team belangrijk zijn. Dagelijks ben ik nu op de hoogte van onder andere het aantal leerlingen die zwemmen of op de wachtlijst staan, de beschikbare capaciteit en cijfers als omzet per product en periode. Voorheen zat dit verborgen onder vele menu's. Nu dit direct voor onze neus staat ontstaan er regelmatig constructieve gesprekken op kantoor over hoe wij als organisatie nog verder kunnen verbeteren.

Daarnaast mochten wij als Hofspetters als eerste iets nieuws geprobeerd: de automatische presentiemelding. Hiermee kunnen leerlingen door een pasje of polsbandje te scannen bij de balie direct zien in welk bad ze zwemmen en bij welke instructeur dit is. Een stukje techniek wat onze Front Office medewerkers veel tijd bespaart, en er tevens voor zorgt dat het aantal ‘no shows’ is afgenomen. En niet onbelangrijk, het ziet er natuurlijk erg professioneel uit!

Al met al zijn wij erg blij met de overstap naar WeScore Zwemmen. En met name de voordelen die het ons in de toekomst biedt! Alleen al het idee dat een gepassioneerd team continu bezig is het systeem te verbeteren voor haar klanten, maakt het dat wij met een gerust hart les kunnen geven.

Stichting Hofspetters
Den Haag
www.hofspetters.nl

Direct aanmelden voor WeScore

Een medewerker van het supportteam neemt zo snel mogelijk contact met u op om direct aan de slag te gaan met WeScore!

Door dit formulier te versturen ga ik akkoord met het privacyverklaring van Ferm.app.

Algemene voorwaarden

// termsConditions //

Privacyverklaring

Algemeen

Iedere relatie van FermApp verstrekt bij het contact zoeken, netwerken, en/of het onderhandelen/aangaan van een overeenkomst met FermApp persoonsgegevens aan FermApp. Daarbij vertegenwoordigt u wellicht het bedrijf waar u werkzaam bent. Sommige van de gegevens die u verstrekt, zijn desondanks aan te merken als persoonsgegevens (bijv. uw zakelijk maar persoonlijk e-mailadres). De persoonsgegevens die FermApp ontvangt, worden vervolgens door haar verwerkt (o.a. opgeslagen, geraadpleegd en bewaard). Deze verwerking is noodzakelijk om met u in contact te treden en te blijven, overeenkomsten uit te voeren, u op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen FermApp en om u te kunnen uitnodigen voor events die FermApp organiseert.

Gelet op het toenemende volume van gegevensverwerking is het belang en de bewustwording rondom de bescherming van persoonsgegevens gegroeid. Daarom informeert FermApp u graag over de verwerking van uw persoonsgegevens binnen FermApp. Hiervoor is deze privacyverklaring opgesteld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties van FermApp (o.a. klant/leverancier/projectpartner/leads).

Verwerkingsverantwoordelijke

FermApp bestaat uit verschillende vennootschappen. De administratie en daarmee ook de verwerking van uw persoonsgegevens is centraal geregeld, waarbij de verwerking plaats kan vinden door medewerkers van verschillende FermApp vennootschappen. Iedere van deze vennootschappen kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Binnen het FermApp concern is één van de vennootschappen aangewezen als hoofdverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder vindt u de gegevens van deze vennootschap:

Ferm App BV
Vredenburg 40
3511 BD Utrecht
Tel: 030 22 73 560

Contactpersoon voor de verwerking van uw gegevens is tevens te bereiken via [email protected]

Zorgvuldigheid en technische beveiliging

FermApp gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgt voor een goede (technische) beveiliging daarvan. FermApp houdt zich in alle gevallen aan de wettelijke voorschriften in verband met de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Zo voorkomt FermApp o.a. de verwerking van onnodige persoonsgegevens, is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot een groep medewerkers die uw persoonsgegevens noodzakelijkerwijs moet kunnen verwerken, werkt FermApp alleen met ICT-systemen die uw persoonsgegevens adequaat beschermen en beschikt FermApp over een gedetailleerd beleid en protocol om het lekken van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Persoonsgegevens die verwerkt worden

O.a. de volgende persoonsgegevens van u kunnen door FermApp worden verwerkt:

  1. naam, geboortenaam, voornaam en voorletters, geboortedatum/leeftijd, geslacht;
  2. contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres;

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt

  1. benaderen van u als potentiële klant voor het afnemen van onze diensten
  2. afwikkeling van overeenkomsten met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  3. onderhandelingen/afwikkeling van offertes en aanvragen van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  4. uitvoering van projecten en werkzaamheden (inclusief facturatie);
  5. uitnodiging voor events, georganiseerd door (o.a.) FermApp;
  6. PR/marketing/acquisitie van FermApp;
  7. verbetering van de bedrijfsvoering van FermApp.

Verwerking van uw persoonsgegevens buiten deze doeleinden vindt niet plaats.

Duur van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk en/of wettelijk voorgeschreven. De verwerking vindt plaats gedurende de gehele klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent.

Indien klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of het bedrijf waarvoor u werkzaam bent, eindigt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na de beëindiging van de relatie.

Indien uw persoonsgegevens niet in het kader van een (bestaande) klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie worden verwerkt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na het verstrekken van de persoonsgegevens.

Na de genoemde periode worden uw persoonsgegevens door FermApp vernietigd, tenzij u opnieuw toestemming verleent om uw persoonsgegevens te verwerken.

Persoonsgegevens delen met derde partijen

Uw persoonsgegevens worden alleen met medewerkers binnen FermApp gedeeld die uw persoonsgegevens ter uitvoering van de overeenkomst met u noodzakelijkerwijs dienen te kennen of voor zover het delen noodzakelijk is om met u in contact te kunnen treden. Voor het voeren van een deugdelijke centrale administratie werkt FermApp met verschillende (software) systemen. FermApp heeft met de leverancier van deze systemen overeenkomsten gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarnaast werkt de afdeling finance van FermApp nauw samen met accountants. In dat kader kunnen uw persoonsgegevens (o.a. vermeld in/op inkoopopdrachten van klanten, inkoopfacturen, overeenkomsten, betalingsregelingen en diverse andere stukken ter onderbouwing van de cijfers van FermApp) worden gedeeld met accountants. Ook hiervoor heeft FermApp een overeenkomst gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

  • recht op inzage in uw persoonsgegevens die door FermApp worden verwerkt. Daarbij ontvangt u ook een overzicht van derden aan wie uw persoonsgegevens zijn verstrekt;
  • recht op rectificatie, indien FermApp bijv. niet de juiste persoonsgegevens verwerkt. Hierbij kan gedacht worden aan de wijziging van uw adresgegevens bij verhuizing;
  • recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (recht om vergeten te worden). Dit geldt niet, indien FERMAPP wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren;
  • recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • recht om de toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens weer in te trekken;
  • recht op het stellen van vragen dan wel kenbaar maken van opmerkingen/bezwaren bij FermApp en indien dit niet naar tevredenheid verloopt, bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u gebruik wilt maken van (één van) deze rechten, neem dan contact op met afdeling PR. De contactgegevens van deze afdeling zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in dit privacy statement.

Toepasselijk recht en wijziging

Op deze privacy verklaring is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. FermApp is gerechtigd, deze privacy verklaring eenzijdig te wijzigen indien dit in het kader van bedrijfsbelangen van FermApp of wetswijzigingen noodzakelijk is.

Vragen?

Bij vragen en/of opmerkingen in verband met de inhoud van deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons. Contactgegevens zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in deze privacyverklaring.

Cookiepolicy

AVG