Vertrouwen in het systeem, maar vooral ook in de mensen achter het systeem
Al meer dan acht jaar werkten wij met hetzelfde leerlingvolgsysteem, en hoewel we in het begin erg tevreden waren merkten wij na een aantal jaren weinig vernieuwing: het leerlingvolgsysteem bleef hetzelfde en door de groei van onze zwemschool begonnen we functionaliteit te missen. Omwille hiervan besloten we toch maar eens te kijken of er tegenwoordig geen betere oplossing(en) op de markt verkrijgbaar zijn. Een moderne zwemschool moet immers blijven vernieuwen!
Blijven vernieuwen
Om de problemen waar we tegen aanliepen op te lossen hebben we zelf allerlei nieuwe functies om het pakket heen lopen bouwen. Zo werkten wij al jaren met een badindeling in Excel en hielden we terugbetalingen bij in een apart lijstje. Daarnaast vonden wij ons bestaande systeem erg traag. Zo konden we rustig een kopje koffiedrinken voordat de simpele managementrapportages het systeem uit kwamen rollen. Dit alles heeft ons doen besluiten om te kijken of een ander systeem beter bij ons zou aansluiten.
Oriëntatie
Onze oriëntatie ging van start tegen het einde van 2020. Helaas kwam we al snel voor een grotere uitdaging te staan: een opleving van het coronavirus zorgde ervoor dat we voor de derde keer de deuren moesten sluiten. Een ongekend onzekere tijd voor zowel onze organisatie als de ouders. Toch gaf dit wel extra mogelijkheden: we konden in deze rustige periode ons goed oriënteren op de systemen in de markt en alle tijd nemen om het pakket van onze keuze, uit te testen. Eind januari 2021 zijn we dan ook overgestapt en was WeScore een go! Binnen de organisatie werd ik verantwoordelijk gesteld om de overstap te realiseren en de coördinatie met het backoffice team.
Implementatie zorgen
Het blijft toch spannend, een dergelijke overstap voor een zwemschool met ongeveer 900 leerlingen. Het leerlingvolgsysteem is toch het kloppende hart van je onderneming. Wat als de overstap niet tijdig rondkomt, of klantgegevens en belangrijke informatie verloren gaan? En hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers snel vertrouwd raken met het nieuwe systeem?
Gelukkig waren deze zorgen bij ons van korte duur. Een aantal maanden voordat Hofspetters daadwerkelijk met WeScore ging starten, heeft Mario namelijk persoonlijk ook voor een andere organisatie een overstap mogen inregelen als freelancer. De samenwerking met het WeScore team was daarbij erg prettig: er was direct contact, op vragen en problemen werd snel gereageerd en de medewerkers kennen onze organisatie en de zwemwereld. Dit gaf ons veel vertrouwen in het systeem, maar vooral ook de mensen achter het systeem.
Tijd voor de praktijk
Inmiddels werken we alweer een aantal maanden met WeScore als het nieuwe kloppende hart van de organisatie. Vooral vanuit ouders horen wij positieve geluiden, zij zijn bijvoorbeeld erg positief over het enkele account voor meerdere leerlingen, het duidelijke overzicht in voortgang en betalingen of simpelweg de frisse en moderne uitstraling. Ook voor onze instructeurs is veel veranderd. Tegelijkertijd met de introductie van WeScore zijn wij gaan werken met tablets op de zwemzaal, en hebben we duidelijke richtlijnen opgesteld over het scoren van leerlingen. Op deze manier kunnen we ouders van duidelijke feedback voorzien in de vorm van een nieuwe score of een persoonlijk bericht.
Doorgroeien met behulp van WeScore
Als ik mijn laptop open, zie ik meteen alle sturingsinformatie die voor ons als backoffice team belangrijk zijn. Dagelijks ben ik nu op de hoogte van onder andere het aantal leerlingen die zwemmen of op de wachtlijst staan, de beschikbare capaciteit en cijfers als omzet per product en periode. Voorheen zat dit verborgen onder vele menu's. Nu dit direct voor onze neus staat ontstaan er regelmatig constructieve gesprekken op kantoor over hoe wij als organisatie nog verder kunnen verbeteren.
Daarnaast mochten wij als Hofspetters als eerste iets nieuws geprobeerd: de automatische presentiemelding. Hiermee kunnen leerlingen door een pasje of polsbandje te scannen bij de balie direct zien in welk bad ze zwemmen en bij welke instructeur dit is. Een stukje techniek wat onze Front Office medewerkers veel tijd bespaart, en er tevens voor zorgt dat het aantal ‘no shows’ is afgenomen. En niet onbelangrijk, het ziet er natuurlijk erg professioneel uit!
Al met al zijn wij erg blij met de overstap naar WeScore Zwemmen. En met name de voordelen die het ons in de toekomst biedt! Alleen al het idee dat een gepassioneerd team continu bezig is het systeem te verbeteren voor haar klanten, maakt het dat wij met een gerust hart les kunnen geven.
Stichting Hofspetters
Den Haag
www.hofspetters.nl
