Vraag en antwoord

Waarom is WeScore de beste software voor ónze zwemschool?

Hier beantwoorden we de meest voorkomende vragen die u misschien heeft over het gebruik van WeScore. Heeft u meer vragen? Twijfel niet om contact met ons op te nemen.

Ik gebruik geen speciale software voor mijn zwemschool. Ik werk met op mijn eigen manier in een excel. Dat bevalt prima. Waarom zou ik gebruik moeten gaan maken van WeScore Zwemmen?

Door gebruik te maken van WeScore Zwemmen bent u minder tijd kwijt aan alle administratieve zaken. Het aanpassen van de lesplanning, het communiceren met de ouders en het incasseren van lesgeld gaat razendsnel in onze software. Hierdoor houdt u meer tijd over voor het geven van de zwemlessen.

Ik vind het belangrijk om het contact met de ouders erg persoonlijk te houden. Dat is de kracht van mijn zwemschool. Past WeScore Zwemmen dan wel goed bij mij?

Door WeScore te gebruiken voor het afhandelen van ‘huishoudelijke’ zaken zoals planning en financiële handelingen kunt u de contactmomenten met ouders benutten voor het bespreken van meer inhoudelijke zaken zoals voortgang en eventuele knelpunten.

Ik huur een locatie en lig de hele dag zelf in de bak (geef zelf de gehele dag les). Hoe kan ik dan op een goede manier gebruik maken van WeScore Zwemmen?

Met WeScore Zwemmen kunt u zelf kiezen hoe intensief u de software gaat gebruiken. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om na elke les of eens per maand periodiek te scoren. U bent hier helemaal vrij in. Ook kunt u er voor kiezen om leerlingen een ‘standaardtraject’ te laten doorlopen waarin het systeem aangeeft wanneer een leerling door zou moeten gaan naar een volgend niveau. Naast het leerlingvolgsysteem neemt WeScore Zwemmen ook veel administratieve zaken uit handen. U kunt de software dus op verschillende manieren inzetten. Wij denken graag met u mee welke manier bij u past.

Ik ben erg druk met het geven van de lessen en kom daardoor te weinig aan de bedrijfskundige kant toe van mijn bedrijf. Hoe kan WeScore Zwemmen me hierbij helpen?

WeScore Zwemmen geeft u op een slimme en praktische manier inzicht in de belangrijkste kengetallen van u zwemschool.

Denk hierbij aan het aantal actieve leerlingen, de omzet van de maand, het inzien en bijhouden van de facturaties en de lengte van de wachtlijst. Maar ook aan de doorloop van leerlingen; welke leerlingen lopen voor en welke leerlingen hebben meer aandacht nodig? Zijn er leerlingen gereed om te gaan proefzwemmen of diplomazwemmen? Dit ziet u allemaal op één overzichtelijke pagina.

Natuurlijk kunt u zelf bepalen hoe intensief u gebruik wilt gaan maken van de bedrijfskunde kant van de software. U bent hier helemaal vrij in.

Ik maak al gebruik van specifieke zwemschool software. Het heeft me veel tijd gekost om hier goed mee te leren werken. Ik zie op tegen de overstap. Is dit wel de moeite waard?

Veel van onze gebruikers zijn overgestapt vanuit een bestaand pakket. Vaak waren deze zwemscholen op zoek naar ontbrekende functionaliteit en een hoger niveau van dienstverlening.

Wij kunnen u helpen bij de overstap. Wanneer je al software gebruikt zijn veel gegevens al digitaal opgeslagen. Daardoor kun je meestal zonder veel handmatig werk overstappen naar Wescore Zwemmen. Vaak kunnen we leerlinggegevens voor je importeren en zorgen dat je zonder problemen direct van alle voordelen van WeScore Zwemmen kunt profiteren.

Wij kunnen je ook verder helpen met de inrichting van de software en een training verzorgen. Overstappen hoeft dus niet veel tijd te kosten. We hebben voorbeelden van kleine en grote zwemscholen die werkelijke binnen enkele dagen zijn overgestapt. Neem contact op voor de mogelijkheden.

Ik maak gebruik van een afwijkend vakantierooster in de zomermaanden. Kan ik dit ook makkelijk organiseren in de plan omgeving van WeScore Zwemmen?

Het plannen van lessenreeksen en het onderbreken hiervan is erg gemakkelijk en flexibel in te stellen. De vakantieplanning is in een handomdraai gemaakt. Deze functie is ook handig als lessen om een incidentele reden moeten worden verplaatst. Het bijbehorende informeren van de ouders gaat ook snel en soepel.

Is WeScore opgebouwd uit modules die ik apart moet kopen?

Nee! WeScore is een alles-in-een software oplossing voor zwemscholen met transparante en eenvoudige tarieven. Wij maken geen onderscheid in functies en hebben geen verborgen kosten.

Wat zijn de kosten van WeScore?

WeScore heeft een erg eenvoudige en transparante tariefstructuur. Je betaalt per leerling per maand of je kiest er voor om af te kopen. Afhankelijk van hoe lang de kinderen binnen de zwemschool zwemmen kun je kiezen voor de voor jou meest voordelige en handige manier. Onze tarieven kun je vinden op de tarieven sectie van onze website.

Ondanks het formaat van onze zwemschool vinden wij het belangrijk om het contact met de ouders erg persoonlijk te houden. Hiermee onderscheiden wij ons in de markt. Past WeScore Zwemmen dan wel goed bij mij?

Door WeScore te gebruiken voor het afhandelen van ‘huishoudelijke’ zaken zoals planning en financiële handelingen kunt u de contactmomenten met ouders benutten voor het bespreken van meer inhoudelijke zaken zoals voortgang en eventuele knelpunten.

Wij maken gebruik van invallers om problemen in de bezetting op te vangen. Hoe werkt dit samen met WeScore Zwemmen?

Met WeScore zwemmen kunt u erg gemakkelijk een les uitdraai maken. Deze kunt u gebruiken om de invaller snel te instrueren. Naast de voortgang en de namen van de leerlingen is er ook een foto bijgevoegd.

Ouders kunnen zelf inhaallessen plannen en ook kunt u vanuit de zwemschool leerlingen op een inhaalles zetten. U ziet dit direct terug in uw overzicht door de groene + voor de leerling. Dit is ook handig voor de instructeur omdat ze direct zien dat er een inhaler in de groep zit. De ouder ziet dit direct terug op het lessenoverzicht.

Kan WeScore Zwemmen ook goed omgaan met meerdere zwemlocaties?

Ja. U kunt in WeScore gemakkelijk verschillende locaties toevoegen en inzoomen op één of meerdere locaties. Dit kan in een overzichtelijke weekplanning maar ook per dag.

Kan er in WeScore Zwemmen ook gewerkt met verschillende gebruikersgroepen qua rechten?

Wij hebben een 3-tal standaard gebruikersgroepen waaraan bepaalde rechten zitten. Mocht u aanvullende wensen hebben qua rechten dan is dit vaak makkelijk te organiseren.

Welke belangrijke managementinformatie kan ik uit WeScore Zwemmen halen?

Eén van de belangrijkste is de doorlooptijd van uw kinderen. En dit is niet om de druk bij de kinderen te verhogen maar juist handig om de leerlingen in beeld te hebben die er wat meer moeite mee hebben. Op die manier kunt u direct inspelen op de situatie en een leerling bijvoorbeeld extra lessen aanbieden of van groep veranderen. Daarnaast ziet u snel en overzichtelijk het aantal afmeldingen en inhalers per dag.

Hoe kan WeScore Zwemmen ons helpen om de kwaliteit en de productiviteit van de locaties te verbeteren?

WeScore geeft je inzicht in de doorlooptijd van leerlingen per locatie. Dit wordt weergegeven per niveau en daarmee maakt het ook overzichtelijk bij welk niveau de meeste ‘problemen’ ontstaan. Hierdoor kun je bijvoorbeeld aanpassingen doen bij andere niveaus om de doorstroom te verbeteren.

Kan ik WeScore Zwemmen ook koppelen aan ons boekhoudpakket?

In WeScore kun je de ouder een financieel ID geven waardoor je (eventueel) makkelijk een import in je boekhoudpakket kunt doen. Op verzoek kunnen wij ook meewerken aan een API koppeling mits het boekhoudpakket dit ook ondersteund. Neem contact op met ons en de leverancier van je boekhoudpakket of af te stemmen wat er mogelijk is.

Als wij over gaan op WeScore Zwemmen dan heeft ons complete team een training nodig. Wat kan ik hierin van jullie verwachten?

Veel van onze klanten maken gebruik van een implementatiepakket. Deze pakketten zijn beschikbaar in drie verschillende levels qua ondersteunen. Daarnaast bieden we ook maatwerk met trainingen op locatie aan indien gewenst. Meer informatie is te vinden op onze website.

Wij willen graag richting de ouders ons eigen merk uitstralen en in de ouderapplicatie eigenlijk geen WeScore Zwemmen laten zien maar onze eigen mascotte. Is dit mogelijk?

Ja het is mogelijk om WeScore in de look & feel van uw zwemschool te laten aanmeten. Neem contact met ons op de mogelijkheden te bespreken.

Wij zijn naast een leerlingvolgsysteem ook op zoek naar een kassasysteem. Kunnen jullie ons daar ook mee helpen?

Wij werken samen met een partner voor het aanbieden van een totaaloplossing voor zwembaden. Deze oplossing bestaat uit het WeScore Zwemmen pakket tezamen met een online/offline ticketing systeem. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Sportschool met zwemles

Wij hebben een bestaand software systeem voor de sportschool maar deze werkt net niet goed voor de zwemschool. Wat kunnen jullie hierin betekenen?

Veel sportscholen gebruik WeScore Zwemmen als leerlingvolgsysteem om de zwemlessen kant van de business te verbeteren. WeScore Zwemmen werkt daarin naast een bestaand sportschool pakket.

Ik wil gebruik gaan maken van WeScore Zwemmen naast mijn sportschool pakket maar ben bang door veel dubbel werk. Zijn er koppeleingen mogelijk?

In veel gevallen kunnen wij ook een koppeling maken tussen uw bestaande sportclub pakket zodat dezelfde gegevens niet op verschillende plekken hoeft te worden ingevoerd. Een koppeling met Sportivity van BOSS is al beschikbaar. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Is het mogelijk WeScore ook voor nevenactiviteiten te gebruiken?

U kunt in WeScore Zwemmen naast zwemlessen ook andere producten aanmaken en facturen aan de leden.

Het systeem kan hierdoor dus ook dienen als een pakket om bijvoorbeeld sportcontributies te innen naast de zwemlessen.

Vereniging

Wij zijn afhankelijk van veel vrijwilligers. Deze vrijwilligers zijn niet makkelijk te vinden en het is soms lastig om veranderingen door te voeren. Ik twijfel we onze werkwijze wel moeten aanpassen.

Door gebruik te maken van WeScore Zwemmen is de vereniging of stichting minder tijd kwijt aan aan alle administratieve zaken. Het aanpassen van de lesplanning, het communiceren met de ouders en het incasseren van lesgeld gaat razendsnel in onze software. Hierdoor heeft u minder vrijwilligers nodig en krijgt het bestuur een beter overzicht van alles wat speelt binnen de organisatie.

In ons klantenbestand zitten een aantal grote en kleine verenigingen en stichtingen. Op basis van onze ervaring adviseren wij non-profit organisaties altijd om ruim de tijd te besteden aan een vooronderzoek. Eventueel door een aparte commissie. Dit helpt ook om het noodzakelijke draagvlak binnen de club te krijgen wat het invoeren later versoepeld.

Indien gewenst zijn wij ook bereid om meer over WeScore Zwemmen te vertellen in een commissie of bestuursvergadering. Natuurlijk kunnen we jullie ook in contact brengen met andere verenigingen die al gebruik maken van WeScore Zwemmen.

Wij moeten data uitwisselen met Sportlink van de KNWB. Hoe gaan jullie hier mee om?

Ondanks herhaalde verzoeken kent Sportlink geen API waarmee WeScore twee-richting mee gekoppeld kan worden. Hierdoor zijn de mogelijkheden beperkt. WeScore biedt wel de mogelijkheid lidnummer en -soort in te voeren in het systeem om zo de registraties bij te houden. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Is het mogelijk WeScore ook voor nevenactiviteiten te gebruiken? Zo ja, hoe werkt dit?

U kunt in WeScore Zwemmen naast zwemlessen ook andere producten aanmaken en facturen aan de leden.

Het systeem kan hierdoor dus ook dienen als een pakket om leden contributies te innen naast de zwemlessen.

Direct aanmelden voor WeScore

Een medewerker van het supportteam neemt zo snel mogelijk contact met u op om direct aan de slag te gaan met WeScore!

Door dit formulier te versturen ga ik akkoord met het privacyverklaring van Ferm.app.

Algemene voorwaarden

// termsConditions //

Privacyverklaring

Algemeen

Iedere relatie van FermApp verstrekt bij het contact zoeken, netwerken, en/of het onderhandelen/aangaan van een overeenkomst met FermApp persoonsgegevens aan FermApp. Daarbij vertegenwoordigt u wellicht het bedrijf waar u werkzaam bent. Sommige van de gegevens die u verstrekt, zijn desondanks aan te merken als persoonsgegevens (bijv. uw zakelijk maar persoonlijk e-mailadres). De persoonsgegevens die FermApp ontvangt, worden vervolgens door haar verwerkt (o.a. opgeslagen, geraadpleegd en bewaard). Deze verwerking is noodzakelijk om met u in contact te treden en te blijven, overeenkomsten uit te voeren, u op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen FermApp en om u te kunnen uitnodigen voor events die FermApp organiseert.

Gelet op het toenemende volume van gegevensverwerking is het belang en de bewustwording rondom de bescherming van persoonsgegevens gegroeid. Daarom informeert FermApp u graag over de verwerking van uw persoonsgegevens binnen FermApp. Hiervoor is deze privacyverklaring opgesteld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties van FermApp (o.a. klant/leverancier/projectpartner/leads).

Verwerkingsverantwoordelijke

FermApp bestaat uit verschillende vennootschappen. De administratie en daarmee ook de verwerking van uw persoonsgegevens is centraal geregeld, waarbij de verwerking plaats kan vinden door medewerkers van verschillende FermApp vennootschappen. Iedere van deze vennootschappen kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Binnen het FermApp concern is één van de vennootschappen aangewezen als hoofdverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder vindt u de gegevens van deze vennootschap:

Ferm App BV
Vredenburg 40
3511 BD Utrecht
Tel: 030 22 73 560

Contactpersoon voor de verwerking van uw gegevens is tevens te bereiken via [email protected]

Zorgvuldigheid en technische beveiliging

FermApp gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgt voor een goede (technische) beveiliging daarvan. FermApp houdt zich in alle gevallen aan de wettelijke voorschriften in verband met de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Zo voorkomt FermApp o.a. de verwerking van onnodige persoonsgegevens, is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot een groep medewerkers die uw persoonsgegevens noodzakelijkerwijs moet kunnen verwerken, werkt FermApp alleen met ICT-systemen die uw persoonsgegevens adequaat beschermen en beschikt FermApp over een gedetailleerd beleid en protocol om het lekken van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Persoonsgegevens die verwerkt worden

O.a. de volgende persoonsgegevens van u kunnen door FermApp worden verwerkt:

  1. naam, geboortenaam, voornaam en voorletters, geboortedatum/leeftijd, geslacht;
  2. contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres;

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt

  1. benaderen van u als potentiële klant voor het afnemen van onze diensten
  2. afwikkeling van overeenkomsten met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  3. onderhandelingen/afwikkeling van offertes en aanvragen van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  4. uitvoering van projecten en werkzaamheden (inclusief facturatie);
  5. uitnodiging voor events, georganiseerd door (o.a.) FermApp;
  6. PR/marketing/acquisitie van FermApp;
  7. verbetering van de bedrijfsvoering van FermApp.

Verwerking van uw persoonsgegevens buiten deze doeleinden vindt niet plaats.

Duur van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk en/of wettelijk voorgeschreven. De verwerking vindt plaats gedurende de gehele klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent.

Indien klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of het bedrijf waarvoor u werkzaam bent, eindigt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na de beëindiging van de relatie.

Indien uw persoonsgegevens niet in het kader van een (bestaande) klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie worden verwerkt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na het verstrekken van de persoonsgegevens.

Na de genoemde periode worden uw persoonsgegevens door FermApp vernietigd, tenzij u opnieuw toestemming verleent om uw persoonsgegevens te verwerken.

Persoonsgegevens delen met derde partijen

Uw persoonsgegevens worden alleen met medewerkers binnen FermApp gedeeld die uw persoonsgegevens ter uitvoering van de overeenkomst met u noodzakelijkerwijs dienen te kennen of voor zover het delen noodzakelijk is om met u in contact te kunnen treden. Voor het voeren van een deugdelijke centrale administratie werkt FermApp met verschillende (software) systemen. FermApp heeft met de leverancier van deze systemen overeenkomsten gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarnaast werkt de afdeling finance van FermApp nauw samen met accountants. In dat kader kunnen uw persoonsgegevens (o.a. vermeld in/op inkoopopdrachten van klanten, inkoopfacturen, overeenkomsten, betalingsregelingen en diverse andere stukken ter onderbouwing van de cijfers van FermApp) worden gedeeld met accountants. Ook hiervoor heeft FermApp een overeenkomst gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

  • recht op inzage in uw persoonsgegevens die door FermApp worden verwerkt. Daarbij ontvangt u ook een overzicht van derden aan wie uw persoonsgegevens zijn verstrekt;
  • recht op rectificatie, indien FermApp bijv. niet de juiste persoonsgegevens verwerkt. Hierbij kan gedacht worden aan de wijziging van uw adresgegevens bij verhuizing;
  • recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (recht om vergeten te worden). Dit geldt niet, indien FERMAPP wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren;
  • recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • recht om de toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens weer in te trekken;
  • recht op het stellen van vragen dan wel kenbaar maken van opmerkingen/bezwaren bij FermApp en indien dit niet naar tevredenheid verloopt, bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u gebruik wilt maken van (één van) deze rechten, neem dan contact op met afdeling PR. De contactgegevens van deze afdeling zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in dit privacy statement.

Toepasselijk recht en wijziging

Op deze privacy verklaring is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. FermApp is gerechtigd, deze privacy verklaring eenzijdig te wijzigen indien dit in het kader van bedrijfsbelangen van FermApp of wetswijzigingen noodzakelijk is.

Vragen?

Bij vragen en/of opmerkingen in verband met de inhoud van deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons. Contactgegevens zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in deze privacyverklaring.

Cookiepolicy

AVG