In 3 stappen je betalingen regelen
Elke zwemschool rekent op zijn eigen manier met zijn klanten af: handmatige overboeking, via automatische incasso of iDEAL. Bij al deze betaalmethodes zijn er drie zaken van belang: overzicht houden, geen fouten maken met de financiële afhandeling en zo min mogelijk handelingen uitvoeren. Want ook bij de financiële administratie is het gezegde van toepassing: tijd kost geld.
Van inschrijfgeld tot automatische incasso
Via een online inschrijfformulier kunnen ouders hun kind(eren) aanmelden. Desgewenst kan hier een betaling aan gekoppeld worden voor inschrijfgeld of administratieve kosten. Vervolgens worden kinderen opgeroepen voor de eerste zwemles en begint ook de betaling voor de zwemlessen. Welke betaalmethode je ook hanteert, je wilt dit zonder fouten en zo vlot mogelijk doen. Wij vinden dat een systeem duidelijke stappen moet hebben en jou snel moet kunnen laten zien welke periode (nog) afgerekend moet worden. In WeScore hebben wij daarom 3 stappen die je onderneemt:
- Je maakt een afrekening. Dit gaat per abonnementsvorm en geldt alleen voor actieve leerlingen: leerlingen die op de planning staan. Het systeem helpt je door aan te geven welke periodes nog ‘open’ staan. Indien je met exacte data werkt, kun je zelf een periode kiezen.
- Vervolgens ga je alle afrekeningen in één batch plaatsen. Voor zowel handmatige overboekingen, automatische incasso, iDEAL én externe financiering (Sportfondsen, Stichting leergeld etc.) is het handig om dit samen te bundelen. Vanuit deze bundel kun je de ouders een notificatie sturen waarin je aangeeft dat er een betaling gedaan moet worden of dat er een afschrijving aankomt.
- Heb je geen reacties van ouders over het bedrag dat ze dienen te betalen? Mooi! Dan kun je de betalingen exporteren en bij een automatische incasso indienen bij jouw bank. Heb je wel een aantal reacties ontvangen? Dan kun je dit nog gemakkelijk aanpassen in de batch voordat de incasso gaat draaien of de betaallink zichtbaar wordt. Zo zorg je ervoor dat het juiste bedrag wordt gecommuniceerd. Dit scheelt jou veel administratie en is het meest duidelijk naar de ouder toe.
Storneringen verwerken
Om te voorkomen dat ouders niet op de hoogte zijn van een incasso, kun je in WeScore altijd eerst een notificatie sturen. Dit voorkomt al veel storneringen omdat de ouders dan weten dat er een incasso aankomt. Indien je toch te maken hebt met (een aantal) storneringen, kun je ook deze makkelijk in één keer verwerken in WeScore. Daarnaast kun je direct bepalen wat je met de storneringen wilt doen: opnieuw aanbieden of een betaling via een andere betaalmethode laten lopen.
Verrekeningen en correcties
Gedurende het jaar kan het voorkomen dat je lessen moet verrekenen, correcties moet uitvoeren of extra betalingen moet toevoegen. Dit kan allemaal voortijdig ingevoerd worden waardoor het systeem de bedragen verrekend/opteld met de maandelijkse betalingen. Dit geldt voor zowel positieve als negatieve transacties.
Zo wordt financiën verwerken makkelijker én overzichtelijker!
Interesse in WeScore? Neem contact met ons op!
