In 3 stappen je betalingen regelen

Financieel

Elke zwemschool rekent op zijn eigen manier met zijn klanten af: handmatige overboeking, via automatische incasso of iDEAL. Bij al deze betaalmethodes zijn er drie zaken van belang: overzicht houden, geen fouten maken met de financiële afhandeling en zo min mogelijk handelingen uitvoeren. Want ook bij de financiële administratie is het gezegde van toepassing: tijd kost geld.

In 3 stappen je betalingen regelen
Van inschrijfgeld tot automatische incasso

Via een online inschrijfformulier kunnen ouders hun kind(eren) aanmelden. Desgewenst kan hier een betaling aan gekoppeld worden voor inschrijfgeld of administratieve kosten. Vervolgens worden kinderen opgeroepen voor de eerste zwemles en begint ook de betaling voor de zwemlessen. Welke betaalmethode je ook hanteert, je wilt dit zonder fouten en zo vlot mogelijk doen. Wij vinden dat een systeem duidelijke stappen moet hebben en jou snel moet kunnen laten zien welke periode (nog) afgerekend moet worden. In WeScore hebben wij daarom 3 stappen die je onderneemt:

  1. Je maakt een afrekening. Dit gaat per abonnementsvorm en geldt alleen voor actieve leerlingen: leerlingen die op de planning staan. Het systeem helpt je door aan te geven welke periodes nog ‘open’ staan. Indien je met exacte data werkt, kun je zelf een periode kiezen.
  2. Vervolgens ga je alle afrekeningen in één batch plaatsen. Voor zowel handmatige overboekingen, automatische incasso, iDEAL én externe financiering (Sportfondsen, Stichting leergeld etc.) is het handig om dit samen te bundelen. Vanuit deze bundel kun je de ouders een notificatie sturen waarin je aangeeft dat er een betaling gedaan moet worden of dat er een afschrijving aankomt.
  3. Heb je geen reacties van ouders over het bedrag dat ze dienen te betalen? Mooi! Dan kun je de betalingen exporteren en bij een automatische incasso indienen bij jouw bank. Heb je wel een aantal reacties ontvangen? Dan kun je dit nog gemakkelijk aanpassen in de batch voordat de incasso gaat draaien of de betaallink zichtbaar wordt. Zo zorg je ervoor dat het juiste bedrag wordt gecommuniceerd. Dit scheelt jou veel administratie en is het meest duidelijk naar de ouder toe.
Storneringen verwerken

Om te voorkomen dat ouders niet op de hoogte zijn van een incasso, kun je in WeScore altijd eerst een notificatie sturen. Dit voorkomt al veel storneringen omdat de ouders dan weten dat er een incasso aankomt. Indien je toch te maken hebt met (een aantal) storneringen, kun je ook deze makkelijk in één keer verwerken in WeScore. Daarnaast kun je direct bepalen wat je met de storneringen wilt doen: opnieuw aanbieden of een betaling via een andere betaalmethode laten lopen.

Verrekenigen en correcties

Gedurende het jaar kan het voorkomen dat je lessen moet verrekenen, correcties moet uitvoeren of extra betalingen moet toevoegen. Dit kan allemaal voortijdig ingevoerd worden waardoor het systeem de bedragen verrekend/opteld met de maandelijkse betalingen. Dit geldt voor zowel positieve als negatieve transacties.

Zo wordt financiën verwerken makkelijker én overzichtelijker!

Bij al onze implementatiepakketten zit ondersteuning bij het aanmaken van je eerste betaalbatch. Interesse in WeScore? Stuur ons een mail via [email protected] of geef ons een belletje: 030 – 227 0590

Direct aanmelden voor WeScore

Een medewerker van het supportteam neemt zo snel mogelijk contact met u op om direct aan de slag te gaan met WeScore!

Door dit formulier te versturen ga ik akkoord met het privacyverklaring van Ferm.app.

Algemene voorwaarden

// termsConditions //

Privacyverklaring

Algemeen

Iedere relatie van FermApp verstrekt bij het contact zoeken, netwerken, en/of het onderhandelen/aangaan van een overeenkomst met FermApp persoonsgegevens aan FermApp. Daarbij vertegenwoordigt u wellicht het bedrijf waar u werkzaam bent. Sommige van de gegevens die u verstrekt, zijn desondanks aan te merken als persoonsgegevens (bijv. uw zakelijk maar persoonlijk e-mailadres). De persoonsgegevens die FermApp ontvangt, worden vervolgens door haar verwerkt (o.a. opgeslagen, geraadpleegd en bewaard). Deze verwerking is noodzakelijk om met u in contact te treden en te blijven, overeenkomsten uit te voeren, u op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen FermApp en om u te kunnen uitnodigen voor events die FermApp organiseert.

Gelet op het toenemende volume van gegevensverwerking is het belang en de bewustwording rondom de bescherming van persoonsgegevens gegroeid. Daarom informeert FermApp u graag over de verwerking van uw persoonsgegevens binnen FermApp. Hiervoor is deze privacyverklaring opgesteld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties van FermApp (o.a. klant/leverancier/projectpartner/leads).

Verwerkingsverantwoordelijke

FermApp bestaat uit verschillende vennootschappen. De administratie en daarmee ook de verwerking van uw persoonsgegevens is centraal geregeld, waarbij de verwerking plaats kan vinden door medewerkers van verschillende FermApp vennootschappen. Iedere van deze vennootschappen kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Binnen het FermApp concern is één van de vennootschappen aangewezen als hoofdverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder vindt u de gegevens van deze vennootschap:

Ferm App BV
Vredenburg 40
3511 BD Utrecht
Tel: 030 22 73 560

Contactpersoon voor de verwerking van uw gegevens is tevens te bereiken via [email protected]

Zorgvuldigheid en technische beveiliging

FermApp gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgt voor een goede (technische) beveiliging daarvan. FermApp houdt zich in alle gevallen aan de wettelijke voorschriften in verband met de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Zo voorkomt FermApp o.a. de verwerking van onnodige persoonsgegevens, is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot een groep medewerkers die uw persoonsgegevens noodzakelijkerwijs moet kunnen verwerken, werkt FermApp alleen met ICT-systemen die uw persoonsgegevens adequaat beschermen en beschikt FermApp over een gedetailleerd beleid en protocol om het lekken van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Persoonsgegevens die verwerkt worden

O.a. de volgende persoonsgegevens van u kunnen door FermApp worden verwerkt:

  1. naam, geboortenaam, voornaam en voorletters, geboortedatum/leeftijd, geslacht;
  2. contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres;

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt

  1. benaderen van u als potentiële klant voor het afnemen van onze diensten
  2. afwikkeling van overeenkomsten met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  3. onderhandelingen/afwikkeling van offertes en aanvragen van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
  4. uitvoering van projecten en werkzaamheden (inclusief facturatie);
  5. uitnodiging voor events, georganiseerd door (o.a.) FermApp;
  6. PR/marketing/acquisitie van FermApp;
  7. verbetering van de bedrijfsvoering van FermApp.

Verwerking van uw persoonsgegevens buiten deze doeleinden vindt niet plaats.

Duur van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk en/of wettelijk voorgeschreven. De verwerking vindt plaats gedurende de gehele klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent.

Indien klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of het bedrijf waarvoor u werkzaam bent, eindigt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na de beëindiging van de relatie.

Indien uw persoonsgegevens niet in het kader van een (bestaande) klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie worden verwerkt, bewaart FermApp uw persoonsgegevens gedurende één (1) jaar na het verstrekken van de persoonsgegevens.

Na de genoemde periode worden uw persoonsgegevens door FermApp vernietigd, tenzij u opnieuw toestemming verleent om uw persoonsgegevens te verwerken.

Persoonsgegevens delen met derde partijen

Uw persoonsgegevens worden alleen met medewerkers binnen FermApp gedeeld die uw persoonsgegevens ter uitvoering van de overeenkomst met u noodzakelijkerwijs dienen te kennen of voor zover het delen noodzakelijk is om met u in contact te kunnen treden. Voor het voeren van een deugdelijke centrale administratie werkt FermApp met verschillende (software) systemen. FermApp heeft met de leverancier van deze systemen overeenkomsten gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarnaast werkt de afdeling finance van FermApp nauw samen met accountants. In dat kader kunnen uw persoonsgegevens (o.a. vermeld in/op inkoopopdrachten van klanten, inkoopfacturen, overeenkomsten, betalingsregelingen en diverse andere stukken ter onderbouwing van de cijfers van FermApp) worden gedeeld met accountants. Ook hiervoor heeft FermApp een overeenkomst gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

  • recht op inzage in uw persoonsgegevens die door FermApp worden verwerkt. Daarbij ontvangt u ook een overzicht van derden aan wie uw persoonsgegevens zijn verstrekt;
  • recht op rectificatie, indien FermApp bijv. niet de juiste persoonsgegevens verwerkt. Hierbij kan gedacht worden aan de wijziging van uw adresgegevens bij verhuizing;
  • recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (recht om vergeten te worden). Dit geldt niet, indien FERMAPP wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren;
  • recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • recht om de toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens weer in te trekken;
  • recht op het stellen van vragen dan wel kenbaar maken van opmerkingen/bezwaren bij FermApp en indien dit niet naar tevredenheid verloopt, bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u gebruik wilt maken van (één van) deze rechten, neem dan contact op met afdeling PR. De contactgegevens van deze afdeling zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in dit privacy statement.

Toepasselijk recht en wijziging

Op deze privacy verklaring is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. FermApp is gerechtigd, deze privacy verklaring eenzijdig te wijzigen indien dit in het kader van bedrijfsbelangen van FermApp of wetswijzigingen noodzakelijk is.

Vragen?

Bij vragen en/of opmerkingen in verband met de inhoud van deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons. Contactgegevens zijn onder “verwerkingsverantwoordelijke” vermeld in deze privacyverklaring.

Cookiepolicy

AVG