De kracht van logboeken: vind de speld in de hooiberg
"Waarom is deze leerling verplaats? Wat is er besproken met de ouders? Hoeveel tegoeden heeft deze leerling nog?". Een klein voorbeeld van de vragen binnen een zwemschool want elke dag gebeurt en verandert er van alles. Het is daarom super belangrijk om te weten wat er is afgesproken en welke collega welke actie heeft uitgevoerd. Daarom heeft WeScore zwemmen veel (verschillende) logboeken. Van een volledig logboek van alle activiteiten tot een logboek alleen voor die specifieke leerling. We leggen ze je graag uit.
Algemeen
Wil je zien wat er speelt in de zwemschool met betrekking tot activiteiten van medewerkers en/of ouders dan kun je het algemene logboek gebruiken. Dit logboek geeft een globaal overzicht van verplaatsingen, aanpassingen lessen, afmeldingen en ingeboekte lessen.
Leerling
Wanneer je specifiek iets wilt weten over een leerling gebruik je het logboek van de leerling. Zonder te hoeven zoeken kun je precies zien wat er bij de leerling gebeurd is. Zijn ze van vaste lesdag verplaatst of volgen ze extra lessen? En zo ja, per wanneer is dit ingevoerd en door wie is de handeling uitgevoerd. Alles is terug te vinden; ook als de ouder iets aanpast in bijvoorbeeld telefoonnummer of adres.
Ouder
Uiteindelijk is de ouder waar je alles mee communiceert en daarom heeft de ouder een aparte pagina binnen WeScore. En een aparte pagina betekent ook een eigen logboek. Berichten die verstuurd zijn worden overzichtelijk weergegeven met verzenddatum, tijd en eventueel een status. Ook kun je zien welke extra accounts er bestaan, wanneer de ouder heeft ingelogd, hun wachtwoord veranderd of de algemene gegevens aangepast hebben.
Les
Indien je wilt weten welke leerlingen vast op een groep staan en welke leerlingen bijvoorbeeld een les komen inhalen of (tijdelijk) twee keer in de week zwemmen, zie je dit altijd terug op de planning. Maar wanneer je wilt inzoomen wie de leerling op de groep heeft gezet of als je wilt zien wanneer de inhaalles geboekt is, ga je naar het logboek van de les. Hier vind je dus alle informatie met betrekking tot ingeplande leerlingen, afmeldingen, inhaallessen maar ook veranderingen in de instellingen van de les.
Afmeldingen en tegoeden
Binnen WeScore zijn er eigenlijk twee overzichten met betrekking tot afmeldingen en inhalen. Zo hebben we een algemene log waarbij je per dag of week kunt zien wie er heeft afgezegd, of er een tegoed is gegeven(geldigheid) en of er inhaallessen zijn geboekt. Met behulp van filters kun je gemakkelijk een selectie maken van wat je wilt zien van de gehele zwemschool.
Wil je van één specifieke leerling zien wat er afgemeld en (eventueel) ingehaald is? Dan ga je naar het logboek van de leerling en kijk je bij de specifieke tegoeden logboek. Zo vind je de informatie die je zoekt, sneller.
Betalingen
Elke transactie binnen WeScore heeft zijn eigen logboek. Zo kun je zien wanneer de transactie is aangemaakt, betaald en/of geannuleerd of gestorneerd is. Bij alles staat duidelijk vermeld welke medewerker de handeling heeft uitgevoerd. Ook zie je terug welke berichten zijn verstuurd over de transactie en welke lessen binnen de transactie worden afgerekend. Door middel van interne notities kan er duidelijk aangegeven worden waarom een handeling is uitgevoerd.
Contactmomenten
Omdat je vaak wilt dat collega’s op de hoogte zijn van de afspraken met een ouder, hebben we een apart contactmomenten logboek. Hier kun je contactmomenten vastleggen (telefoon, email, gesprek) voor jezelf of voor een collega.
To do's
Wie kent het niet: naast het toetsenbord ligt een papier met een waslijst aan to do’s. Echter worden al deze taken nergens vastgelegd en moet je soms opnieuw controleren of de taak daadwerkelijk gedaan is. En door wie. Dit ondervangt WeScore door een eigen To do-lijst. Je kunt to do’s voor jezelf aanmaken maar ook voor een collega. Iedereen kan aangeven dat een taak is gedaan en het systeem logt de medewerker én de tijd. Zo weet je altijd zeker of een taak volbracht is en wie dit heeft gedaan.
Samenvattend: door een goede log vind je wat je zoekt!
