Hoe versterkt een systeem jouw zwemschool?
Als zwemschool is het toch lastig: je hebt de leerlingen minstens één keer in de week aan de badrand zitten maar de ouder(s) zijn vaak op de achtergrond. En juist met hen moet je communiceren over zwemtijden, vakanties, vorderingen, nieuwe of aangepaste regels, etc. Je wilt de ouders graag op de hoogte houden maar hoe doe je dat zonder de ouder te overspoelen met berichten? En hoe zorg je ervoor dat je wel persoonlijk blijft ongeacht het gebruik van een systeem?
Minder administratie
Marscha Bibo van Zwemschool Swim4you legt het mooi uit: “Online systemen zijn een groot pluspunt omdat je de verantwoordelijk ook wat meer bij de ouder kan leggen. Ze kunnen zelf afmelden en eventueel een inhaallessen boeken. Ook hebben ze makkelijk inzicht in de vorderingen van hun kind of kinderen. Het geeft veel rust want er zijn veel minder telefoontjes en mailtjes van ouders.” Door middel van een inlog kan de ouder alle informatie vinden die ze nodig hebben voor de zwemlessen: de lestijd, de instructeur, het gevolgde aantal lessen en de voortgang van hun kind. Wanneer jij iets verandert, ziet de ouder dit direct. Denk hierbij aan een les die door een andere instructeur overgenomen wordt in verband met een zieke collega. De ouder (en het kind) zien dit direct terug. Duidelijk voor de ouder en minder tijdrovend voor jou!
Communicatie
Via WeScore kun jij als zwemschool op verschillende manieren met de ouders communiceren. Kleine notities over een les komen rechtstreeks op het Dashboard van de ouder. Zo kun je net wat extra uitleg geven aan een score of zwemles. Ook korte samenvattingen van bijvoorbeeld een gesprek kunnen op deze manier met de ouder gecommuniceerd worden waardoor de ouder een bevestiging krijgt van bijvoorbeeld gemaakte afspraken.
Naast de notities kun je leerlingen en ouders natuurlijk ook via de mail contacten. Denk bijvoorbeeld aan een kapotte bodem waardoor de zwemlessen niet door kunnen gaan. Je wilt de ouders zo snel mogelijk hiervan op de hoogte brengen. Een paar klikken in WeScore en je hebt de mail naar de gehele zwemschool óf een selectie verzonden. Wil je alle ouders ook direct een lestegoed geven zodat ze deze les op een zelfgekozen moment kunnen inhalen of een bedrag in mindering brengen? Dat kan allemaal op dezelfde pagina en zien de ouders direct terug in de ouderapplicatie.
Ruis op de radar
In WeScore kun je controleren of de ouder de mail goed ontvangen heeft en in de ouderapplicatie kunnen we aangeven of de mail ook gelezen/geopend is. Is een mailadres niet goed ingevoerd? Dan komt hier een melding van. Zo voorkom je dat een ouder de mail niet ontvangt en heb jij iets meer informatie wanneer de ouder vragen heeft.
Nou heeft het versturen van mails ook een negatieve kant: de ouder wordt overspoeld door mailtjes over vorderingen, kijklessen, wel of niet met kleding zwemmen, geannuleerde lessen en proefzwemmen of diplomazwemmen. Een goed leerlingvolgsysteem haakt hier ook op in; door het gebruik van symbolen en pictogrammen. Zowel zichtbaar bij de vorderingen van het kind maar ook bij het lessenoverzicht. In plaats van de zoveelste mail te versturen kan er gebruik gemaakt worden van symbolen of korte teksten die duidelijk aangeven wat er aan de hand is. Dit scheelt jou een mail typen, de ouder een mail lezen én toch weet iedereen wat er speelt.
Blijf persoonlijk
Natuurlijk zijn er ouders die graag het persoonlijke contact willen hebben. Maar juist door een systeem heb je meer tijd voor een persoonlijk gesprek waarin beide kanten dezelfde informatie hebben waardoor discussies minder zijn en iedereen weet waar hij/zij aan toe is.
Ben je geïnteresseerd geraakt? Neem contact met ons op!
